In einem mehrjährigen Projekt wurde so der Nachlass der Familie Besenval von der GBL Gubler AG vollständig digitalisiert, archivkonform verpackt, erschlossen nach ISAD(G) und online publiziert. Entstanden ist hierbei eine Datenbank, welche die Grundlage zu Forschungsvorhaben, Editionen, Ausstellungen, kulturellen Projekten darstellt. Eine zentrale Motivation bei der Umsetzung dieses Projekts war das Bewusstsein, dass aktuell mehrere Forschende mit den Dokumenten arbeiten und das Archiv als Quelle nutzen. Ihnen wurde mit jedem Projektschritt die Arbeit erleichtert. Gleichzeitig profitiert die Datenbank von ihren sachkundigen Kommentaren, wodurch in interdisziplinärer Manier ein für die Forschung und für Laien hochinteressantes, digitales Nachschlagewerk entstand.

In enger Zusammenarbeit mit Kaden und Partner gibt GBL alles dafür, eine smarte Lösung zu schaffen, die nicht nur einfach analoge Daten in digitale wandelt. Wir werden Papierformulare nicht einfach durch Webformulare ersetzen, sondern stellen im digitalen Prozess sicher, dass die Bürger am Ende als User einen geführten Prozess erleben. In diesem werden weitere Datenquellen berücksichtigt, um Fehler bei manueller Eingabe zu vermeiden und am Ende ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zu liefern. Kaden und Partner entwickelt hierfür auch eine Reihe von Schnittstellen, deren Koordination und Abstimmung wir unter anderem in enger Zusammenarbeit mit dem Verband Thurgauer Gemeinden VTG unterstützen dürfen.

Auf diese Weise entsteht nicht nur eine digitale, sondern eine smarte Lösung. So erleben Bauherren nicht nur digitalen Komfort, sondern auch die Verwaltung wird durch digitale Datenübertragung und weniger Fehler in den Anträgen und Prozessen effizienter – was wiederum allen Bürgerinnen und Bürgern im Thurgau zu Gute kommt.

Einen derart diversen Museumsbestand zugänglich zu machen, birgt einige Herausforderungen: Ohne eine bereits vorhandene Tektonik müssen die Objekte minutiös metadatiert und in Funktion & Aussehen genau beschrieben werden, um die digitale Abrufbarkeit zu garantieren. Zudem umfasst das Inventar Angaben zu Kontext und Funktion, zum Erhaltungszustand sowie zum aktuellen Standort. Das Resultat ist ein von der GBL Gubler AG digital zugänglich gemachter Museumsbestand: Objekte können mit Leichtigkeit in der Datenbank recherchiert werden, relevante Informationen sind auf einen Blick erkennbar und im Falle eines Verlustes existiert ein digitaler Nachweis.

Zentral hierbei ist, dass in den Digitalisierungsprozessen nicht bloss digitale Abbilder der analogen Originale entstehen, sondern dass der Bestand auf digitalem Weg zugänglich und benutzbar wird. Die Zeitschriften und Magazine sind im Volltext durchsuchbar und entsprechend einfach zu durchstöbern. Ebenso bringt die Verlinkung von Normdaten (Wikidata, Geonames, Metagrid) und die genaue Metadatierung der Bilder eine grosse Informationsfülle in die Archivdatenbank, was für Laien und Forscher:innen gleichermassen von Interesse ist. So werden die Digitalisate für Projekte aller Art zur erkenntnisreichen Quelle.

Von unserem Team ist an mindestens 4 Arbeitstagen pro Woche eine Person für die Kundin tätig und zugleich stellen wir durch regelmässige gemeinsame Arbeitstage für die Kundin sicher, dass der Wissensstand bei allen Spezialisten des Teams stets aktuell ist. GBL bietet weiterhin an allen Werktagen im Rahmen eines Service Desk eine schnelle Reaktionszeit bei Störungen oder sonstigem unvorhergesehenen Bedarf.

Die Skills Matrix des GBL Teams ist sehr breit und reicht vom Projekleiter über Business Analyst bis zu Machine Learning Engineers: Unsere Auftraggeberin profitiert damit von der Möglichkeit, auch bei speziellen Zusatzprojekten auf vertraute Leute zurückgreifen zu können und Wartung sowie Aufgaben aus dem Backlog je nach Bedarf abzurufen, ohne dass sie für jede einzelne Rolle Spezialisten auf der eigenen Lohnliste führen muss.

Die analogen wie auch digitalen Einsendungen prozessieren wir schon heute konform mit dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG), validieren sie gegen einen umfassenden Kriterienkatalog, u.a. auch auf angemessene Bildqualität, und senden unser Prüfergebnis oder die Korrektur jedes Bildes in maximal 48 Stunden an die Server der SBB zurück.  

Das Projekt SBB steht exemplarisch für die Interdisziplinarität im Herzen der GBL Gubler AG: Cutting Edge IT-Anwendungen, industrielle Fertigung, die auf Reproduzierbarkeit und grosse Stückzahlen ausgelegt ist und handwerkliches Know-How gehen Hand in Hand, um zuverlässige und effiziente Leistungen zu erbringen. Die Bildverarbeitung ist dabei nur ein Teil eines viel facettenreicheren Angebots. Sichere Handhabung vertraulicher Kundendaten, das Meistern logistischer Herausforderungen und fluktuierender Datenmengen sowie verlässliches Reporting und der regelmässig praktizierte Review des Business-Continuity-Managements sind für dieses Projekt unabdingbar.

GBL berät: In Zusammenarbeit mit dem Bundesarchiv beraten wir Privatinstitutionen in Sachen Informationsmanagement. Wir erstellen aufgabenbasierte Ordnungssysteme und vermitteln best practices in Fragen der digitalen Aktenführung.  

GBL packt an: Seit Jahren führen wir Aktenablieferungen von Amtsstellen an das Bundesarchiv durch. Wir begleiten unsere Kunden beim Inventarisieren, Bewerten und Strukturieren von Ablagen und erschliessen und verzeichnen das Schriftgut für die Abgabe ans Archiv.  

GBL vermittelt und integriert: Zusammen mit dem Bundesarchiv realisierten und betreiben wir die Digitalisierungsinfrastruktur, die seit 2019 der Öffentlichkeit einen digitalen Zugang zum Archivgut ermöglicht. Mit unseren Partnerfirmen Captum und eWW installierten und integrierten wir dabei die nötige Infrastruktur (Scanner, Clients und Server) und konfigurierten das Workflowmanagementsystem „Kitodo“.  

Das Personal des ETH-Rates wurdein Workshops mit dem neuen System vertraut gemacht. Indem die Mitarbeitenden frühzeitig mit an Bord genommen wurden, und konnten sie sich von Anfang an in der neuen Umgebung zurechtfinden.

Zur Zusammenarbeit mit GBL meinte der Kunde: «Die Initial- und Beratungsarbeit der Firma GBL Gubler AG bei der Einführung des GEVER-Systems war sehr ziel- und kundenorientiert. Meines Erachtens ist sie fürs Aufsetzen des Systems absolut unentbehrlich. Es lohnt sich, hier Zeit und Mittel zu investieren.»